Wissensmanagement im KMU –
Teil 5: Wissensrisiken & Nachfolge – Wie Sie Know-how-Verlust vermeiden
Wenn der wichtigste Mitarbeitende geht – und niemand weiß, wie es weitergeht
Der plötzliche Ausfall eines langjährigen Kollegen oder die schleichende Pensionierung ohne Wissensübergabe: Für viele KMU ist das ein realistisches Szenario – oft mit ernsten Konsequenzen. Denn in kleinen Teams hängt viel Know-how an einzelnen Köpfen. Wird es nicht gesichert, entsteht ein Risiko, das teuer werden kann.
Ein durchdachtes Wissensmanagement im KMU hilft, solche Risiken frühzeitig zu erkennen – und gezielt zu entschärfen. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du Wissensrisiken systematisch analysierst und die Nachfolge sicher planst.
Was sind Wissensrisiken – und warum sind sie für KMU besonders kritisch?
Wissensrisiken entstehen, wenn:
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Wissen nicht dokumentiert ist
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nur eine Person ein bestimmtes Thema beherrscht
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keine geregelte Übergabe geplant ist
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Wissen nicht regelmäßig geteilt wird
Typische Folgen:
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Verzögerungen in der Auftragsabwicklung
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Qualitätsverlust bei Produkten oder Dienstleistungen
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unzufriedene Kund:innen aufgrund von Kommunikationsbrüchen
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erhöhter Druck auf verbleibende Mitarbeitende
Gerade KMU spüren Wissensverluste sofort – und oft schmerzhaft.
Wie erkennst du Wissensrisiken in deinem Unternehmen?
Die 4 wichtigsten Indikatoren
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„Nur Max kann das“
– Wissen ist personenabhängig und nicht dokumentiert. -
„Das machen wir immer so“
– Routinen sind nie reflektiert oder überprüft worden. -
„Da müssen wir erst nachfragen“
– Wissen ist nicht zugänglich – weder in Tools noch in Prozessen. -
„Wenn der geht, haben wir ein Problem“
– Nachfolge ist nicht geregelt oder gar nicht geplant.
Wenn du beim Lesen mehrfach genickt hast: Es ist Zeit zu handeln.
Schritt-für-Schritt zur Wissensrisikoanalyse
Einfach, aber wirksam: Führe eine kleine Risikoanalyse durch – mit dieser Tabelle:
| Rolle / Person | Kritisches Wissen? | Dokumentiert? | Ersatz vorhanden? | Risiko (hoch / mittel / niedrig) |
|---|---|---|---|---|
| Max – Lagerleitung | Ja | Nein | Nein | Hoch |
| Julia – Kundenservice | Teilweise | Teilweise | Ja | Mittel |
| Franz – Buchhaltung | Ja | Ja | Ja | Niedrig |
Empfehlung: Beginne mit den „roten Feldern“ – dort, wo kritisches Wissen ohne Dokumentation vorliegt.
Wie gelingt die Nachfolgeplanung im Wissensmanagement?
1. Wissen sichern – bevor der Wechsel erfolgt
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Erfahrungsinterviews durchführen
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Checklisten & Prozessbeschreibungen erfassen
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Video-Tutorials oder Screencasts aufnehmen
2. Wissen teilen – gezielt und strukturiert
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Wissens-Tandems oder Peer-Learning einführen
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Neue Mitarbeitende begleiten Erfahrene im Tagesgeschäft
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Aufgabenverteilung frühzeitig anpassen
3. Wissen übergeben – mit Plan
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Offizielle Wissensübergabe mit Zeitleiste, Tools & Ansprechpartner:innen
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Review-Termine zur Sicherung der Übergabequalität
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Feedback einholen: „Was fehlt dir noch? Was war besonders hilfreich?“
Tools & Formate, die sich in der Praxis bewährt haben
| Methode | Ziel | Tool-Tipp |
|---|---|---|
| Erfahrungsinterview (schriftlich oder Video) | Implizites Wissen sichern | Fragenleitfaden, Loom |
| OneNote-Wissensbuch | Dokumentation & Struktur | OneNote, Notion |
| Checklisten-Archiv | Abläufe sichern | Google Docs, Microsoft 365 |
| Wissenslandkarte | Verantwortlichkeiten & Know-how sichtbar machen | Miro, Flipchart |
Das unterschätzte Risiko: ungeplante Karenz, Krankheit, Kündigung
Es geht nicht nur um Pensionierung. Auch ein unerwarteter Krankenstand, Elternzeit oder ein Jobwechsel kann das Unternehmen ins Wanken bringen – wenn Wissen nicht gesichert ist.
Praxistipp für Führungskräfte
Führe eine vertrauliche Mini-Befragung durch:
„Welche Themen oder Abläufe hängen derzeit ausschließlich an dir?“Dies kann anonym oder offen erfolgen – Hauptsache, es schafft Bewusstsein. Die Ergebnisse nutzt du als Grundlage für konkrete Sicherungsmaßnahmen.
Coachingfrage
Welche Person oder Rolle in deinem Unternehmen trägt erfolgskritisches Wissen – und ist aktuell nicht abgesichert?
Jetzt handeln: Risiken erkennen – Zukunft sichern
Du möchtest einen Überblick über die Wissensrisiken in deinem Unternehmen und konkrete Maßnahmen zur Absicherung entwickeln?
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