Use-Cases

Datensichere KI-Plattform für Gemeinden

 In 6 Schritten zur praxisnahen KI-Reifegradanalyse

Bestimme, welche Bereiche du bewerten willst (zB Strategie, Führung, Technologie, Daten, Mitarbeitende, Kultur). So stellst du sicher, dass kein wichtiger Aspekt untergeht.

Schritt 2: Entwickle ein verständliches Bewertungsmodell
Nutze einen Stufenplan (zB 1 = KI-Neuling, 5 = KI-Vorreiter), damit alle im Team die Einschätzungen nachvollziehen können. Definiere zu jeder Stufe konkrete Merkmale.

Schritt 3: Ermittle den Ist-Zustand – ehrlich und faktenbasiert
Führe Interviews, Umfragen oder Workshops durch. Binde Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen ein. Je vielfältiger die Perspektiven, desto realistischer das Bild.

Schritt 4: Analysiere Stärken und Handlungsfelder
Markiere, wo ihr schon stark seid – und wo der größte Nachholbedarf besteht. Priorisiere die Felder mit dem meisten Hebel für eure Ziele.

Schritt 5: Leite konkrete nächste Schritte ab
Formuliere für jedes Handlungsfeld praxisnahe Maßnahmen – von Quick-Wins bis zu langfristigen Projekten. So bleibt die Analyse kein Papiertiger.

Schritt 6: Teile Ergebnisse und sorge für Transparenz
Stelle die wichtigsten Erkenntnisse und nächsten Schritte im Team oder Unternehmen vor. Offenheit sorgt für Akzeptanz und Motivation zur Umsetzung.

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Konkretes Beispiel:

„Für ein regionales KMU haben wir zuerst ein kurzes Online-Assessment mit sieben Fragen entwickelt – von KI-Strategie bis Datenkompetenz. Das Ergebnis: Die Geschäftsführung ist offen für KI, aber es fehlt an Schulungen für Mitarbeitende. Unsere Empfehlung: Zuerst eine interne Info-Session, dann gezielte Weiterbildung – und die nächsten Monate regelmäßig messen, wie sich das Know-how entwickelt.“

• Mein Tipp: Fang pragmatisch an – eine grobe Standortbestimmung ist besser als gar keine. Nachschärfen kannst du immer noch.
• Was mir oft hilft: Hole dir unbedingt ehrliche Stimmen aus verschiedenen Abteilungen – die Sicht von „unten“ ist Gold wert.
• Extra: Teile kleine Erfolge und Fortschritte frühzeitig – das baut Vertrauen auf und nimmt Ängste.

Leadership Hack: Meetings produktiver gestalten

Untertitel: Mehr Wirkung, weniger Zeit
Methode: Lean Coffee
Einsatzmöglichkeiten: Agendas effektiv nutzen, Beteiligung erhöhen, Meetingdauer reduzieren

Ziel und Ergebnis: Strukturierte, fokussierte und ergebnisorientierte Meetings
Anwendung: Themen sammeln, priorisieren, diskutieren – mit Timer und Zeitboxen.

VEKA Deutschland | WinDoPlan – Online-Planungstool für Fenster | VEKA

Das Industrieunternehmen VEKA AG aus Sendenhorst hat mit der Entwicklung der WinDo Imaging App gezeigt, wie Augmented Reality (AR) den Fensterverkauf vereinfachen und für Kunden transparenter machen kann.

Hintergrund:
Bisher war es für Verkäufer schwierig, Kunden die mögliche Optik von neuen Fenstern vor Ort zu vermitteln. Oft fehlte die räumliche Vorstellungskraft. Mit WinDo Imaging können Fensterelemente nun direkt in die Wohnung projiziert werden.

Vorgehen:
Ausgehend von dieser Problemstellung wurde bei VEKA die Digital Building Solutions GmbH (DBS) gegründet. In enger Zusammenarbeit mit Kunden wurde die App mit Unity entwickelt. Sie ermöglicht über WebAR und als App die Platzierung von Fensterelementen in Echtzeit.

Nutzen für Kunden:
Durch die Visualisierung vor dem Kauf können Kunden sich ein besseres Bild machen. Der Verkauf wird transparenter und Entscheidungen fallen leichter. Ein Mehrwert gegenüber klassischen Ausstellungen.

Herausforderungen:
Die Komplexität der zweidimensionalen Darstellung, wie Fensterbänke, musste technisch gelöst werden. Auch Usabilitytests waren notwendig.

Lösung:
Erste Rückmeldungen von Kunden waren positiv. Die App erleichtert die Kaufentscheidung. Weitere Anpassungen, wie eine größere Darstellung, folgten dem Feedback.

Ergebnis
Mit WinDo Imaging konnte VEKA einen Mehrwert für Kunden schaffen und Prozesse effizienter gestalten. AR bietet hier echte Vorteile gegenüber herkömmlichen Lösungen. Auch für andere Branchen kann dies ein Best-Practice-Beispiel sein.

Use Case: P7 - Performance

Als international tätiges Unternehmen mit komplexen regulatorischen Anforderungen steht das Unternehmen vor der Herausforderung, unternehmensweite Richtlinien, Vorgaben und Dokumente für Mitarbeitende schnell, aktuell und datenschutzkonform zugänglich zu machen.

Klassische Wissenszugänge über Intranet, Dokumentenablagen oder manuelle Rückfragen führen zu:

• hohem Suchaufwand,
• wiederkehrenden Anfragen an HR und IT,
• Medienbrüchen und
• eingeschränkter Skalierbarkeit bei wachsender Organisation.

Die zentrale Frage lautete daher:
Wie kann internes Wissen so bereitgestellt werden, dass es jederzeit verfügbar, sicher und effizient nutzbar ist – ohne zusätzlichen administrativen Aufwand?

Die Antwort war die Einführung eines unternehmensweiten, KI-gestützten Richtlinien-Chatbots auf Basis von Retrieval-Augmented Generation (RAG) und GPT-Technologie, eingebettet in eine abgesicherte, datenschutzkonforme Umgebung.

Erfolg und Nutzen (Performance-Ebene)

Der RAG-basierte Wissenschatbot ist bereits produktiv im Einsatz und wird schrittweise auf alle Mitarbeitenden ausgerollt. Die erzielte Wirkung zeigt sich klar auf Performance-Ebene:

• Deutlich schnellerer Zugriff auf aktuelle Richtlinien und interne Dokumente
• Spürbare Reduktion interner Rückfragen an HR und IT
• Effizienzgewinne insbesondere im Bereich Personal Productivity
• Einheitlicher, konsistenter Wissensstand über Unternehmensbereiche hinweg
• Nachhaltige Grundlage für ein skalierbares internes Wissensmanagement

Darüber hinaus schafft die Lösung die Basis für:

• weitere RAG-basierte Use Cases,
• kontinuierliche Erweiterung des internen KI-Einsatzes,
• und eine stärkere datenbasierte Entscheidungsunterstützung im Führungsalltag.

Tipps für die Umsetzung (aus Sicht des 7P-KI-Strategie-Loops)

• Unternehmensweite Perspektive einnehmen: Wissensmanagement nicht als HR- oder IT-Projekt, sondern als strategische Infrastruktur denken
• Datenschutz & Governance früh klären: Klare Regeln schaffen Vertrauen und Akzeptanz
• Interdisziplinär arbeiten: HR, IT und Fachbereiche von Beginn an einbinden
• Schrittweise skalieren: Produktiv starten, Erfahrungen sammeln, Use Cases erweitern
• Performance messen: Effizienz, Nutzung und Entlastung regelmäßig evaluieren

Die Planung und der Einsatz von digitalen Werkzeugen im laufenden Prozess wirksam umsetzen.

Erfolg und Nutzen
Zu Beginn wurde mithilfe der 5P-Methode ein gemeinsames Zielbild entwickelt. Es wurden einzelne Prozesse durchleuchtet und jene identifiziert, die das größte Potenzial für den Einsatz digitaler Werkeuge zeigten. Daraufhin wurden einzelne Maßnahmen abgeleitet und definiert, die danach Schritt für Schritt umgesetzt worden sind.

Tipps für die Umsetzung
Weniger ist mehr. Je klarer das Zielbild ist, das durch den Einsatz von Digitalisierung erreicht werden soll, desto einfacher erfolgt die Umsetzung. Eine gute Lern- und Fehlerkultur im Unternehmen ist dabei sehr hilfreich.

Mithilfe einer umfangreichen digitalen Datenerfassung in Großküchen und Nahrungsmittelbetrieben  wird das Wegwerfen von Lebensmitteln vermieden.

Erfolg und Nutzen
Das Projekt CHECK, das vom Küchenunternehmer Rieber initiiert wurde beweist, dass motivierte Mitarbeiter:innen effektiver mitarbeiten. Das System funktionierte, indem es ständig die Temperaturwerte der Kühlschränke erfasste und digital abspeicherte. So konnten die Mitarbeiter:innen nun besser nachvollziehen, ob zB das Risiko für Salmonellenbildung beim Fleisch wirklich erhöht war, nachdem nachts im Lagerraum ein Kühlelement ausgefallen war.

Tipps für die Umsetzung

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die CHECK entwickelten, saßen mehrere Jahre an diesem Projekt und erlebten viele Rückschläge. Doch die Aussicht, einen Beitrag zur weltweiten Müllreduktion leisten zu können, hielt ihre Begeisterung aufrecht und brachte das komplexe Projekt schließlich zu einem erfolgreichen Abschluss.

Das Einbeziehen der Mitarbeiterteams und deren Motivation, eigenständig neue Projekte zu entwickeln, neue Herangehensweisen an die Digitalisierung auszuprobieren und sich so aktiv auf den zukünftigen Wandel einzustellen zeigt langfristige Erfolge.

Mithilfe einer umfangreichen digitalen Datenerfassung in Großküchen und Nahrungsmittelbetrieben  wird das Wegwerfen von Lebensmitteln vermieden.

Erfolg und Nutzen
Das Projekt CHECK, das vom Küchenunternehmer Rieber initiiert wurde beweist, dass motivierte Mitarbeiter:innen effektiver mitarbeiten. Das System funktionierte, indem es ständig die Temperaturwerte der Kühlschränke erfasste und digital abspeicherte. So konnten die Mitarbeiter:innen nun besser nachvollziehen, ob zB das Risiko für Salmonellenbildung beim Fleisch wirklich erhöht war, nachdem nachts im Lagerraum ein Kühlelement ausgefallen war.

Tipps für die Umsetzung
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die CHECK entwickelten, saßen mehrere Jahre an diesem Projekt und erlebten viele Rückschläge. Doch die Aussicht, einen Beitrag zur weltweiten Müllreduktion leisten zu können, hielt ihre Begeisterung aufrecht und brachte das komplexe Projekt schließlich zu einem erfolgreichen Abschluss.

Das Einbeziehen der Mitarbeiterteams und deren Motivation, eigenständig neue Projekte zu entwickeln, neue Herangehensweisen an die Digitalisierung auszuprobieren und sich so aktiv auf den zukünftigen Wandel einzustellen zeigt langfristige Erfolge.

Der Einsatz der Digitalisierung als direkter Vorteil für die Mitarbeiterteams am Beispiel des Container Terminals Altenwerder am Hamburger Hafen:

Erfolg und Nutzen
Durch die Digitalisierung bestimmter Registrierungsprozesse von Containern verkürzte sich dort die Arbeitszeit der Mitarbeitenden, die die Container zuvor manuell erfasst hatten, täglich um eine halbe Stunde. Doch anstatt diese Zeit nun vollständig mit einer neuen Aufgabe zu füllen, gewährte das Unternehmen seinen Mitarbeiterteams die Hälfte der Zeit als extra Pause.

Tipps für die Umsetzung
Digitalisierung erleichtert die Arbeitsabläufe aller im Unternehmen. Damit kommt der Nutzen direkt auch sofort zum Vorschein